Informatie over ons gebruik van cookies
Dit Cookiebeleid moet worden gelezen in combinatie met ons Privacybeleid hieronder.
Wat zijn cookies?
Cookies zijn stukjes data die in de browser op uw computer of mobiele apparaat worden geplaatst wanneer u een website bezoekt en de functies ervan gebruikt, of een app gebruikt. Cookies worden veel gebruikt door online dienstverleners om de interactie met gebruikers te faciliteren en sneller en gemakkelijker te maken (door ons te helpen u van andere gebruikers te onderscheiden en ons in staat te stellen zaken als uw instellingen en voorkeuren op te halen), alsook om rapportage-informatie te verstrekken en online adverteren te faciliteren.
Cookies die door Phorest op deze Website worden geplaatst, worden “first party cookies” genoemd. Cookies op de Website die door andere partijen dan Phorest worden geplaatst, worden “cookies van derden” genoemd. Cookies van derden maken het mogelijk dat functies of functionaliteiten van derden op of via de website worden aangeboden (bijv. interactieve inhoud en analyses).
Waarom gebruiken wij cookies
Wij gebruiken first party cookies en/of cookies van derden op onze Website voor verschillende doeleinden, namelijk:
- om uw ervaring met onze website(s) te verbeteren en de navigatie sneller en gemakkelijker te maken
- om ons in staat te stellen een gebruikerservaring op maat voor u te creëren en te begrijpen wat voor u nuttig of interessant is
- om te analyseren hoe onze website wordt gebruikt en hoe we deze het best kunnen aanpassen
- om te weten dat u belangrijke informatie hebt gezien, zodat we die niet opnieuw aan u tonen als dat uw voorkeur heeft
Wij gebruiken de volgende soorten cookies:
Vereiste cookies zijn essentieel voor u om op de website te surfen en de functies ervan te gebruiken. Deze cookies helpen ons te weten of u bepaalde inhoud al hebt gezien, om u die niet meer te tonen en om sommige van uw voorkeuren te bewaren voor volgende bezoeken (bijv. de cookies-banner) zonder enige persoonlijke informatie van u op te slaan.
Voorkeurscookies, ook bekend als functionaliteitscookies, stellen een website in staat om keuzes te onthouden die u in het verleden hebt gemaakt of voor welke inhoud u zich hebt aangemeld, zodat u uw gegevens niet opnieuw hoeft op te geven.
Statistische cookies, ook wel prestatiecookies genoemd, verzamelen informatie over hoe u een website gebruikt, zoals welke pagina’s u hebt bezocht en op welke links u hebt geklikt. Niets van deze informatie kan worden gebruikt om u te identificeren. Deze data worden allemaal samengevoegd en zijn daarom anoniem. Het enige doel hiervan is het verbeteren van websitefuncties.
Houd er rekening mee dat derden ook cookies kunnen gebruiken, waarover wij geen controle hebben. Deze cookies zijn waarschijnlijk analytische/prestatie cookies of targeting cookies.
Updates van dit cookiebeleid
Wij kunnen dit Cookiebeleid van tijd tot tijd bijwerken om bijvoorbeeld wijzigingen aan te brengen in de cookies die wij gebruiken of om andere operationele, juridische of wettelijke redenen. Bezoek dit Cookiebeleid daarom regelmatig om op de hoogte te blijven van ons gebruik van cookies en gerelateerde technologieën.
Indien u meer informatie wenst
Als u vragen hebt over ons gebruik van cookies, kunt u een e-mail sturen naar gdprdpo@phorest.com.
Phorest Privacybeleid
Inleiding
De volgende privacyverklaring zet uiteen hoe nDevor Systems Ltd T/A Phorest (‘wij’ of ‘ons’ of ‘onze’) uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt. Phorest is een softwarebedrijf dat diensten levert, waaronder het leveren van software, online boekingsdiensten en SMS verzendingsopdrachten voor salons en andere bedrijven om hun bedrijf te beheren.
De functionaris voor de gegevensbescherming van de organisatie is Garrett Ahern. Alle GDPR / gegevensbescherming informatieverzoeken / vragen moeten als volgt aan Phorest worden meegedeeld: neem contact op met de functionaris gegevensbescherming van Phorest door een e-mail te sturen naar gdprdpo@phorest.com of schriftelijk naar Data Protection Officer, Phorest, 9 Anglesea Row, Dublin 7, Ierland. Informatieverzoeken / vragen namens een derde partij worden niet per e-mail aanvaard en moeten uitsluitend schriftelijk, op papier geadresseerd, worden meegedeeld.
Verzamelde persoonsgegevens
De persoonsgegevens die wij verzamelen zijn:
- Naam
- Adres
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- Identificatie documenten
- Consultatieformulieren
- Gezondheidsinformatie (eventuele allergiën of zaken om rekening mee te houden tijdens een behandeling)
- Afspraakgegevens en bijbehorende notities
- Belasting- en bankgegevens, indien van toepassing (om klanten te factureren, automatische afschrijvingen in te stellen)
- Gegevens van betalingskaart
- Marketing voorkeuren
- CCTV-camerabeelden (van het pand van Phorest & omgeving)
Doel en rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens
Phorest neemt uw privacy serieus en zal uw persoonlijke gegevens nooit verkopen of verhuren aan derden. Het delen van uw gegevens en deze inzetten voor direct marketing activiteiten wordt alleen gedaan met uw uitdrukkelijke toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken. Wij moeten uw persoonsgegevens verkrijgen en verwerken om u onze producten en diensten aan te bieden, om onze zakelijke klanten te helpen bij het uitvoeren van hun activiteiten en om onze zakelijke en wettelijke verplichtingen na te komen. Wij zullen nooit persoonsgegevens van u verzamelen die wij niet nodig hebben, of gegevens bewaren die niet langer nodig zijn voor de in dit beleid genoemde doeleinden.
Wanneer wij u om gevoelige persoonsgegevens (d.w.z. gezondheids- of medische gegevens) vragen, zullen de reden(en) voor het verzoek duidelijk worden vermeld, samen met de doeleinden van de verwerking. Voor het verkrijgen en verwerken van uw gezondheidsgegevens is altijd uitdrukkelijke toestemming door middel van een handtekening vereist.
Uw persoonsgegevens worden om de volgende redenen verzameld en verwerkt:
- Bij de uitvoering van een contract voor onze zakelijke klanten om producten of diensten te verkopen (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum).
- Volgens legitiem belang om met u te communiceren, waaronder voor bevestiging en herinneringen van afspraken, en verzoeken om boekingen te annuleren of te wijzigen.
- Gezondheidsinformatie wordt verzameld voor onze zakelijke klanten om de overeengekomen diensten naar behoren uit te voeren, om mogelijkerwijs aan te wijzen waar producten en diensten problemen kunnen veroorzaken voor klanten vanwege hun gezondheid en om standaardadvies te geven.
- Als onderdeel van onze wettelijke verplichting voor zakelijke boekhoudkundige, fiscale en verzekeringsdoeleinden.
- Zoals vereist door de wet of om te reageren op een juridisch proces.
- Relevante aanbiedingen, promoties en informatie voor u te selecteren.
Wie verwerkt mijn gegevens?
Phorest, 9 Anglesea Row, Smithfield, Dublin, D07 W5NE, Ierland is de verantwoordelijke voor de verwerking en verwerkt uw persoonsgegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden. Phorest, 9 Anglesea Row, Dublin, D07 W5NE, Ierland, treedt op als gegevensverwerker namens bedrijven van klanten en heeft alleen toegang tot persoonsgegevens in gevallen waarin klanten ondersteuning of probleemoplossing nodig hebben. Verder moeten zij de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met dit Privacybeleid en zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Uw rechten als individu
Als uw persoonsgegevens door Phorest worden bewaard, hebt u daar bepaalde rechten op. Wanneer u ons toestemming hebt gegeven om contact met u op te nemen in het kader van onze marketingdiensten, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde te wijzigen of in te trekken door gebruik te maken van de afmeldingsoptie die bij al onze direct marketing wordt geleverd of door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Phorest.
U hebt ook het recht:
- Te worden geïnformeerd over hoe uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt voordat ze worden verzameld.
- Om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en om informatie te ontvangen over hoe uw gegevens worden gebruikt nadat ze zijn verzameld.
- Om persoonlijke gegevens te laten corrigeren als deze onvolledig, onjuist of verouderd zijn.
- Om de verwijdering of het wissen van persoonsgegevens aan te vragen als er geen dwingende reden is voor de verdere verwerking ervan.
- Om de verwerking te beperken, om de verwerking van uw persoonsgegevens te ‘blokkeren’.
- Op dataportabiliteit, het laten verplaatsen, kopiëren of overdragen van uw gegevens van Phorest naar een andere organisatie in een gemakkelijk leesbaar formaat.
- Om bezwaar te maken tegen direct marketing van ons.
Speciale categorieën van verzamelde persoonsgegevens
In veel van de toestemmingsformulieren van onze zakelijke klanten worden gezondheidsvragen gesteld om te wijzen op behandelingen die mogelijk een negatief effect kunnen hebben op uw gezondheid vanwege medicijnen die u gebruikt of een aandoening die u heeft. Phorest vraagt toestemming alvorens deze informatie te verzamelen en te verwerken. Op elk moment na het geven van uw toestemming kunt u deze intrekken, onder voorbehoud van wettelijke, verzekerings- en contractuele beperkingen (zie meer onder ‘uw rechten als individu’). Uw privacy is erg belangrijk voor ons en deze informatie wordt alleen gebruikt om uw geschiktheid voor de behandeling te bepalen.
Proces van verzamelen
Uw persoonsgegevens worden verzameld wanneer u deze aan ons verstrekt via de Phorest-software, onze website, via de telefoon, in de Phorest-salons, per e-mail, sociale media, schriftelijk of op enige andere wijze waarop u deze aan ons verstrekt. De informatie wordt opgeslagen via het softwareplatform van Phorest.
Phorest geeft consumenten toegang tot informatie over hun account en boekingen via de Phorest-software, met het beperkte doel deze informatie te bekijken en bij te werken.
Privacy van kinderen
Klantenbedrijven verzamelen geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. Indien u denkt dat wij informatie van of over een kind jonger dan 13 jaar in ons bezit hebben, neem dan contact op met Phorest en indien wij niet onmiddellijk de juiste toestemming van de ouders of voogd kunnen verkrijgen, zullen wij de persoonsgegevens uit de opslag verwijderen.
Delen van gegevens
Uw persoonlijke gegevens worden alleen gedeeld met vertegenwoordigers van Phorest indien dit nodig is voor het bieden van klantenondersteuning of het oplossen van problemen. Phorest deelt uw persoonsgegevens niet met derden zonder uw voorafgaande toestemming, anders dan die welke reeds in deze privacyverklaring zijn vermeld of in het kader van onze wettelijke verplichtingen krachtens de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming.
Gebruik van gegevensverwerkers
Gegevensverwerkers zijn derden die bepaalde elementen van onze zakelijke diensten voor ons verzorgen. Wanneer wij een derde partij gebruiken, hebben wij strikte overeenkomsten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, waarop geen actie kan worden ondernomen zonder instructies van ons. Derde partijen waarmee wij samenwerken zullen uw persoonsgegevens nooit delen of openbaar maken en zullen deze te allen tijde veilig bewaren.
Phorest
Klanten maken gebruik van door Phorest geleverde software om hun bedrijf te beheren, met in begrip van, maar niet beperkt tot het accepteren van boekingen, het organiseren van afspraken, het aannemen van betalingen, enz.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Phorest bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om u als klant onze diensten aan te bieden. Phorest is volgens de belastingwetgeving verplicht om uw persoonsgegevens minimaal 7 jaar te bewaren. Gezondheids- en veiligheidsgegevens worden 10 jaar bewaard. Wanneer wij uw toestemming hebben om uw gegevens te gebruiken voor marketingdoeleinden, bewaren wij de minimaal vereiste gegevens totdat u ons laat weten dat u dergelijke informatie niet langer wenst te ontvangen.
De criteria waarvoor wij uw persoonlijke gegevens blijven verwerken zijn onder meer:
● Wanneer er een wettelijke basis, verplichting of legitiem belang is om uw persoonsgegevens te blijven verwerken
● Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims.
Cookies (indien van toepassing)
Een ‘cookie’ is een stukje data dat door een website wordt verzonden en door de webbrowser van de gebruiker op de computer van de gebruiker wordt opgeslagen terwijl de gebruiker browst. Wanneer u voor het eerst een site bezoekt die cookies gebruikt, wordt een cookie op uw computer/mobiel apparaat gedownload, zodat uw apparaat de volgende keer dat u die site bezoekt nuttige informatie onthoudt, zoals items die in het winkelwagentje zijn toegevoegd, bezochte pagina’s of aanmeldingsopties.
Onze website maakt gebruik van cookies om bepaalde functies uit te voeren en uw gebruikerservaring aan te passen. Het inschakelen van deze cookies is niet strikt noodzakelijk voor het functioneren van de website, maar zorgt wel voor een betere browse-ervaring. U kunt deze cookies verwijderen of blokkeren, maar als u dat doet werken sommige functies van deze site mogelijk niet zoals bedoeld. U kunt cookies die al op uw computer staan controleren en/of verwijderen en u kunt de meeste browsers zo instellen dat ze niet worden geplaatst. Als u dit doet, kan het echter zijn dat u sommige voorkeuren handmatig moet aanpassen telkens als u een site bezoekt en sommige diensten en functionaliteiten niet werken.
Overdracht van persoonsgegevens
Wanneer persoonsgegevens van personen die zich in de EU bevinden, via de software van Phorest worden verwerkt, worden deze allemaal binnen de EU bewaard. Uw gegevens worden verwerkt door de Phorest-software en opgeslagen in de Amazon Web Services cloud-infrastructuur. Tijdens dit proces worden uw gegevens zowel tijdens het verplaatsen en ‘in rust’ gecodeerd.
Gevolgen van het niet verstrekken van uw persoonlijke gegevens aan Phorest
In het geval dat u een product of dienst van Phorest wilt afnemen, zijn bepaalde persoonsgegevens vereist om een overeenkomst met u aan te gaan. Phorest zal niet in staat zijn een contract met u aan te gaan om een poging tot aankoop van een product of dienst uit te voeren indien u uw persoonsgegevens niet verstrekt.
Zoals vermeld in deze privacyverklaring, verwerken wij uw persoonsgegevens om te voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen en in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. U kunt er altijd voor kiezen geen persoonsgegevens te verstrekken; in dat geval kunnen wij u echter bepaalde producten, diensten en behandelingen niet leveren.
Bescherming van uw persoonlijke gegevens
Er worden passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden of ongepaste toegang, zowel intern als extern. Uw verbinding met het Phorest-systeem maakt gebruik van een HTTP Secure communicatieprotocol en TLS-beveiliging. Dit betekent dat alle informatie die aan het Phorest-systeem wordt doorgegeven, wordt gecodeerd tijdens de gegevensinvoer en -overdracht naar de cloud. Alle papieren dossiers met uw persoonlijke gegevens worden bewaard in een afgesloten archiefkast of kluis die alleen toegankelijk is voor bevoegd personeel in de salon. Medewerkers krijgen alleen specifieke toegangsrechten toegewezen en kunnen alleen toegang krijgen tot de salonsoftware met de pincode die hen door het management van de salon is toegewezen.
Klachten
In het geval dat u een klacht wilt indienen over de wijze waarop uw persoonsgegevens zijn verzameld, hoe deze door Phorest (of door Phorest ingeschakelde derden) worden verwerkt of dat u niet tevreden bent over de afhandeling van een klacht, behoudt u het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, Phorest en ook bij de Phorest Data Protection Officer/ GDPR-eigenaar. Phorest zou het het op prijs stellen eerst de kans te krijgen u te helpen met uw vraag voordat u een klacht indient bij de gegevensbeschermingsautoriteiten.
Toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming:
Data Protection Commissioner, Canal House, Station Road, Portarlington, Co. Laois, Ierland R32 AP23 +353 (0) 57 8684800
Commissaris voor gegevensbescherming, Informatie Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF +44 (0) 303 123 1113
Phorest functionaris voor gegevensbescherming/GDPR-eigenaar
Onze functionaris gegevensbeschermings van de organisatie is Garrett Ahern. Alle GDPR / gegevensbeschermingsinformatieverzoeken / vragen moeten als volgt aan Phorest worden meegedeeld: neem contact op met de functionaris gegevensbescherming van Phorest door een e-mail te sturen naar gdprdpo@phorest.com of schriftelijk naar Data Protection Officer, Phorest, 9 Anglesea Row, Dublin 7, Ierland. Informatieverzoeken / vragen namens een derde partij worden niet aanvaard via e-mail en moeten uitsluitend schriftelijk, op papier geadresseerd, worden meegedeeld.
