Oletko koskaan miettinyt kuinka monta asiakasta olet menettänyt yrityksesi puhelinvastaajan takia? Vastaajan tavoite on saada asiakkaita varaamaan aika eikä karkottamaan heitä pois. Kokosimme koulutustiimimme kanssa muutaman malliesimerkin vastaajaviesteistä, jotka takaavat sen, että asiakkaat varaavat ajan.
Vastaajaan ei kannata luottaa liikaa
Valitettavasti joskus kampaamoissa tai kauneushoitoloissa on niin kiire, että puhelimeen vastaaminen on vaikeaa, eikä vastaanottotiskille riitä henkilöä hoitamaan pelkästään tätä puolta. Tästä syystä puhelinvastaaja on tärkeä, mutta hoitaako se homman sillä tavalla kuin sen pitäisi?
Usein vastaaja ei toimi toivotulla tavalla ja tästä on haittaa salonkisi brändille ja asiakaspalvelulle. Tästä syystä emme suosittele, että turvaudut liikaa vastaajaan, vaikka joskus se tuntuukin ainoalta mahdollisuudelta kiireen keskellä.
Kampaamon parhaat käytännöt puhelinvastaajaan
Tarvitset ehdottomasti puhelinvastaajaan niille ajoille, kun salonkisi ei ole auki. Tässä parhaat käytännöt, joilla saat vastaajan toimimaan.
> Tee äänitteestä mahdollisimman lyhyt
Mitä pidempi äänite on sitä todennäköisemmin asiakas katkaisee puhelun.
> Tee äänitteestä iloisen ja lämpimän kuuloinen
On jo valmiiksi tarpeeksi turhauttavaa päätyä vastaajaan… kun olet auttavaisen ja iloisen kuuloinen, auttaa tämä varmasti siihen, että asiakas ei ärsyynny!
> Tarjoa toista varaus mahdollisuutta
Tarjoaako yrityksesi nettiajanvarausta? Jos tarjoaa, niin voit ujuttaa tämän tiedon johonkin kohtaa äänitettä. Lue lisää aiheesta 3 Keinoa miten saat enemmän nettiajanvarauksia!
> Tarjoa mahdollisuutta siihen, että soitat takaisin tietyn ajan kuluessa
Jos valitset tämän vaihtoehdon, muista pitää tästä myös kiinni, koska jos lupaat soittaa takaisin kahden tunnin sisällä, niin tämän pitää myös tapahtua tällä aikavälillä. Kun pidät lupauksista kiinni, pystyt erottautumaan asiakaspalvelulla ja pitämään asiakkaat tyytyväisinä.
> Älä laita liikaa tietoa viesteihin
Jos kerrot että jonain tiettynä päivänä on vapaita aikoja, saattaa tämä olla hankalaa ja tuottaa sinulle enemmän töitä, koska joudut päivittämään vastaajaa jatkuvasti. Tämän sijasta sinun tulisi antaa tieto, milloin olet auki seuraavan kerran sekä kertoa nettiajanvaraus mahdollisuudesta.
> Vältä taustamelua
Taustamelu voi tehdä soittajalle erittäin vaikeaksi ymmärtää mitä yrität sanoa. Mene tekemään äänite paikkaan, jossa on mahdollisimman hiljaista!
> Harjoittelu tekee mestarin
Kun teet viestin vastaajaan, on todella tärkeää harjoitella sitä ja kirjoittaa viesti ylös enne kuin äänität sen. Viestisi kuulostaa tällöin paljon luontevammalta ja paremmalta. Harjoittelun avulla saatat myös löytää parhaat ilmaukset ja niiden järjestyksen.
Esimerkkejä: 8 kampaamon tai kauneushoitolan vastaajaviestiä
Kun johdat kampaamo tai kauneushoitolaa, tulee haasteita olemaan aina ja vastaajaviestit ovat usein yksi näistä ongelmista. Näihin ei välttämättä keskitytä kovinkaan paljon, koska ne eivät ole tärkein asia. Näillä voi olla kuitenkin suuri merkitys ja ne tarjoavat ison mahdollisuuden. Mielestämme ne ovat yhtä tärkeitä kuin yrityksen nettisivut, logot tai sosiaalinen median tilit Pidä huoli siitä, että puhelinvastaaja tekee töitä sinulle eikä sinua vastaa.
Kiitos kun luit! #LetsGrow #PhorestFinland
