Useasti varauksen peruuttamatta jättäminen hyväksytään vain yhtenä hius- ja kauneusalan realiteettina. Tämä ei kuitenkaan ole paras tapa kohdata ongelmaa. Teet kovasti töitä yrityksesi eteen eikä sinulla ole varaa sallia käyttäytymistä, joka on pois rahapussistasi päivän päätteeksi. Joskus käy kuitenkin niin etteivät edes tekstiviestimuistutukset riitä. Vaikka tuntuu mahdottomalta ajatella, että peruuttamattomista ajoista päästäisiin joskus kokonaan eroon, tässä 5 vinkkiä, joilla vähennät niitä merkittävästi.
1. Määrittele selkeästi salonkisi säännöt peruuttamattomille ajoille
Valitse juuri sinun liikkeellesi sopiva tapa. Miten paljon ja miten veloitat peruuttamatta jätetyistä varauksista riippuu varatun palvelun hinnasta, kuinka kiire liikkeessäsi on, kuinka hyvin tunnet asiakkaan ja kuinka helppoa on varata peruttu aika uudelleen. Pidä joustavuus mielessä, kun laadit sääntöjäsi.
Kun pistät paperille salonkisi suhtautumisen näihin peruutuksiin, muista kuitenkin hyvät asiakaspalvelutavat:
- Älä sano asiakkaalle “se kyllä luki siellä..”. Mieluummin selitä ja käy läpi peruutussääntösi asiakkaan kanssa.
- Älä turhaudu…asiakas ei välttämättä ole aina oikeassa, mutta asiakas on AINA asiakas.
- Soita asiakkaalle ja kokeile jos saisit lisätietoa peruuttamatta jättämisen syystä (harkintasi mukaan tietenkin).
2. Seuraa ja analysoi syitä, miksi asiakkaat jättivät ilmoittamatta peruutuksesta
Haluat varmasti keskittyä huolehtimaan niistä asiakkaista, jotka saapuvat paikalle ajoissa ja jotka ilmoittavat esteestä. Jos asiakas jättää ilmoittamatta peruutuksesta, voit tehdä tästä merkinnän asiakasrekisteriin ja kirjoittaa ylös mahdollisen syyn.
Phorest-järjestelmässä tämä onnistuu näppärästi lisäämällä muistiinpanoja asiakkaan tietoihin ja asettamalla Phorest muistuttamaan sinua, jos asiakas on aiemmin jättänyt peruuttamatta aikojaan. Näiden tietojen tallentaminen ja seuraaminen auttavat sinua päättämään, kuinka joustava asiakkaan kanssa tulisi olla.
3. Varmista, että koko henkilöstösi tuntee säännöt
Älä unohda henkilöstöäsi. Järjestä lyhyt koulutus, jossa simuloitte tilanteen, kun asiakas jättää ilmoittamatta ajan peruutuksesta. Asiakkaat hyväksyvät sääntösi paremmin, kun koko henkilöstöi osaa selittää heille tilanteen rauhallisesti ja ammattitaitoisesti.
4. Ilmoita yrityksesi uusista toimintatavoista
Päädyitkö puhaltamaan pelin poikki kolmesta virheestä? Vaaditko etukäteismaksua toistuvasti paikalle ilmaantumattomilta asiakkailta? Mitä tahansa päätätä tehdä, varmista että kaikki näkevät uudet sääntösi. Näin varmistat oman selustasi ja sen, että asiakkaat eivät soita vihaisia puhelinsoittoja saatuaan laskua. Mainitse peruutuussäännöt selkeästi nettiajanvarauksessa, nettisivuilla, liikkeessä ja sosiaalisen median tileillä.
5. Vähennä peruuttamattomien aikojen tuomia kuluja nettiajanvarauksella
Nettiajanvaraus voi olla hyvinkin hyödyllinen peruuttamattomien aikojen suhteen. Itse asiassa, nettiajanvarausjärjestelmän, kuten Phorestin, on todettu merkittävästi vähentävän peruuttamattomien aikojen määrää, koska asiakkaalla on mahdollisuus hallita varauksiaan itse. Aikoja siirretään useammin kuin perutaan kokonaan, koska asiakkaalla on mahdollisuus valita uusi aika.
Kiitos kuin luit! #LetsGrow #PhorestFinland
