Worum geht es bei der Kassensicherungsverordnung eigentlich?
Die Kassensicherungs-Verordnung 2020 ist das neueste Gesetz, um Kassenmanipulation vorzubeugen und zu vermeiden und ist somit quasi ein Update zur GDPdU. Ähnlich wie diese, werden auch hier die Kassenhersteller gebeten, die Kassen so einzurichten, dass alle Vorgänge elektronisch aufgezeichnet werden mit einer besonderen technischen Einrichtung, die es unmöglich macht diese Vorgänge im Nachhinein zu bearbeiten.
Ab dem Jahr 2020 werden die Voraussetzungen für die Anerkennung nochmals deutlich verschärft. Die Systeme müssen an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) angeschlossen, die sowohl ein Sicherheitsmodul ist als auch ein Speichermedium, und beim Finanzamt angemeldet werden.
Diese TSE protokolliert und speichert alle relevanten Geschäftsvorfälle und sonstigen Vorgänge im Zusammenhang mit der Kasse. Das Sicherheitsmodul der TSE sorgt dafür, dass sämtliche Eingaben nicht mehr nachträglich verändert werden können, während das Speichermedium sicherstellt, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.
Über eine einheitliche digitale Schnittstelle kann ein Prüfer die Daten der TSE dann im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau auslesen und analysieren.
Hinzu kommen 2 weitere Gesetze, die gleichzeitig umgesetzt werden sollen: die Belegausgabepflicht und die Registrierkassen-Meldepflicht.
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
In § 146a der Abgabenordnung (AO) sind alle Vorschriften festgelegt, die die Buchführung und Aufzeichnung mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme regelt – die Kassensicherungsverordnung ist eine Konkretisierung dieser Anforderungen. Sie ist eine Verordnung des Finanzministeriums zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme im Geschäftsverkehr. In der Friseur- und Kosmetikbranche betrifft sie alle digitalen Kassensysteme und Registrierkassen. Ziel der Kassensicherungsverordnung ist es, sämtliche digitale Grundaufzeichnungen in Unternehmen vor Manipulationen zu schützen. Genauso wie die GoBD und das Kassenbuch ist die Kassensicherungsverordnung damit ein wichtiger Teil der Fiskalisierung und rechtlich festgelegt im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” (BGBl. I S. 3152). Die Kassensicherungsverordnung gilt in Deutschland ab dem 1. Januar 2020 für alle aufzeichnungspflichtige Unternehmen. Ihre Umsetzung wird durch das Finanzamt aufs Schärfste kontrolliert.
Was steckt hinter der Kassensicherungsverordnung?
In Zeiten der Digitalisierung entdecken immer mehr Unternehmer und Saloninhaber die Vorteile digitaler Kassensysteme: Sie bieten eine gute Möglichkeit Zeit und Geld zu sparen und dem Salon neue Wachstumsimpulse zu verleihen. Leider wurden dabei nicht selten digitale Kassensysteme so manipuliert, dass am Ende mehr Geld in die eigene Tasche des Unternehmers floss, als eigentlich erlaubt war. Schwarzgeld und Steuerhinterziehung wurden für die Finanzämter eine immer größere Herausforderung. Diese soll nun die neue Kassensicherungsverordnung entgegenwirken. Um Manipulationen an digitalen Kassensystemen und Registrierkassen zu verhindern, werden neue Standards und Anforderungen für Kassensysteme rechtlich vorgeschrieben.
Deswegen müssen ab 2020 alle Registrierkassen in Deutschland durch entsprechende Maßnahmen angepasst werden. Diese sollen sicherstellen, dass digitale Grundaufzeichnungen nachträglich nicht manipuliert oder sogar vollständig entfernt werden können. Im Zuge der Kassensicherungsverordnung müssen die Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) ausgestattet sein.
Damit gehört Deutschland zu einem der letzten Länder Europas, in dem die Umsetzung der Fiskalisierung von Kassensystemen in Kraft tritt. In den meisten EU-Staaten gibt es bereits ähnliche Regelungen wie die Kassensicherungsverordnung. In Österreich beispielsweise bestehen solche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme in Form einer Registrierkassenpflicht schon seit 2017. Ihre Umsetzung wird sehr streng von den Behörden kontrolliert. Hohe Strafen können die Folge sein. Und auch für Deutschland wurden bereits scharfe Kontrollen durch das Finanzamt angekündigt.
Die KassenSichV in 4 Punkten:
1. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
2. Einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K)
3. Belegausgabepflicht
4. Kassenmeldepflicht.
1. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE): Was sind die neuen Anforderungen an elektronische Kassensysteme?
Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Die technische Sicherheitseinrichtung soll gewährleisten, dass Einzelaufnahmen, die mit der Kasse getätigt werden, nicht manipuliert werden können. Das heißt, dass die Daten so aufgezeichnet und erfasst werden sollen, dass es im Nachhinein nicht mehr möglich ist, diese zu ändern oder gar zu löschen.
So funktioniert die technische Sicherheitseinrichtung:
Die Registrierkasse schickt alle Daten unmittelbar an die technische Sicherheitseinrichtung. Damit wird vermieden, dass Daten im Aufzeichnungssystem nachträglich unbemerkt verändert und manipuliert werden. Die technische Sicherheitseinrichtung besteht dabei aus drei Bestandteilen: dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und der digitalen Schnittstelle. Wie funktionieren die einzelnen Bestandteile?
1. Das Sicherheitsmodul
Das Sicherheitsmodul setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: Der SMA (Secure Module Applikation) und der CSP (Crypto Service Provider). Es sorgt dafür, dass die erfassten Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem so gesichert werden, dass diese nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.
2. Das Speichermedium
Das Speichermedium ist dafür verantwortlich, dass die Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
3. Die digitale Schnittstelle
Die digitale Schnittstelle sorgt dafür, dass jederzeit eine reibungslose Übertragung aller Daten von der Kasse an das Finanzamt gewährleistet ist.
4. Die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung
Wichtig ist, dass die ab 2020 genutzte technische Sicherungseinrichtung zertifiziert ist. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Wie kannst Du Deine digitale Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten?
Kassenanbieter sind zu Folgendem verpflichtet: sie müssen ihre Kasse mit einer zertifizierten TSE ausstatten.
Können sie die TSE nicht eigenständig bauen, müssen sie auf eine TSE von einem externen Hersteller zurückgreifen.
Grundsätzlich liegt ein Großteil der Arbeit für die Kassensicherungsverordnung somit in den Händen der Kassenhersteller und nicht in der Verantwortung der Saloninhaber. Als Nutzer einer digitalen Kasse solltest du dich also lediglich rechtzeitig bei deinem Anbieter informieren, ob die Kasse auch 2020 gesetzeskonform sein wird. Wenn der Hersteller nicht gewährleisten kann, dass seine Kasse mit einem entsprechenden zertifizierten technischen Sicherheitssystem ausgestattet werden kann, muss er seine Kassen aus dem Verkehr ziehen und du musst dich um eine neue Kasse kümmern.
Arbeitest du mit einer Kasse von Phorest Salonsoftware, dann musst du dir keine Sorgen machen: Dank eines Zusatzmoduls (offline und / oder cloudbasiert) kommuniziert deine Kasse sicher und schnell mit deiner beim Finanzamt angemeldeten TSE, gibt einen signierten Kassenbon aus und speichert die signierten Daten in einem revisionssicheren Kassenarchiv das alle Anforderungen der Kassensicherungsverordnung abdeckt.
2. Einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K)
Die DSFinV-K 2.0 ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung (“Z3-Zugriff”) im Rahmen von Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschauen. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem sicherstellen. Das Unternehmen hat die Daten gemäß den Konventionen der DSFinV-K 2.0 auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Diese Standardisierung hat folgendes Ziel:
- einheitliche Datenbereitstellung für die Außenprüfung sowie für Kassen-Nachschauen durch definierte Kasseneinzelbewegungen, Stammdaten und Kassenabschlüsse, so dass eine progressive und retrograde Prüfbarkeit zwischen den Grundaufzeichnungen und der Erfassung im Hauptbuch (Finanzbuchhaltung) gewährleistet ist.
- Ermöglichung der Auslagerung aller im jeweiligen System erfassten Daten in ein Archivsystem.
- Ermöglichung einer vereinfachten Überprüfung der in die Finanzbuchhaltung übertragenen strukturierten Kassendaten.
Quelle: Bundeszentralamt für Steuern
3. Belegausgabepflicht
Ab dem 1. Januar 2020 gilt bei elektronischen Kassensystemen eine verpflichtende Belegausgabe. Das bedeutet für dich als Saloninhaber, dass du zu jedem Geschäftsfall einen Beleg zur Verfügung stellen musst. Dabei ist der Kunde nicht dazu verpflichtet, diesen auch mitzunehmen, aber du bist dazu verpflichtet den Bon auszuhändigen ausgedruckt oder elektronisch, zB per Email. Bei dieser Regelung geht es lediglich um eine weitere Maßnahme zum Dokumentieren von getätigten Verkäufen, damit Geschäftsvorfälle nicht nachträglich storniert werden können. Aus Gründen der Zumutbarkeit und der tatsächlichen Möglichkeit, diese Regelung im täglichen Betrieb umzusetzen, besteht im Einzelfall auch die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien uns zu lassen. Hierfür musst du dich als Saloninhaber an das Finanzamt wenden.
4. Kassenmeldepflicht
Mit Eintritt der Kassensicherungsverordnung wirst du als Saloninhaber dazu verpflichtet sein, dein Kassensystem deinem zuständigen Finanzamt zu melden. Das heißt, du musst dem Finanzamt umgehend mitteilen, mit welcher Kasse du arbeitest sowie die genaue Anzahl der Kassen in deinem/n Salon/s nennen. Nimmst du eine Kasse außer Betrieb, muss das Finanzamt auch darüber informiert werden.
Laut dem letzten Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen ist von einer Meldung abzusehen, bis sie einen Weg gefunden haben, diese Meldung elektronisch zu übermitteln. Bitte informiert euch hier bei eurem zuständigen Amt.
Fünf Missverständnisse, die es über die Kassensicherungsverordnung gibt
Um Missverständnisse in Bezug auf die bevorstehende Kassensicherungsverordnung zu vermeiden, findest Du hier fünf typische Irrtümer sowie ihre Richtigstellung:
1. Die Kassensicherungsverordnung und digitale Kassen:
Die Kassensicherungsverordnung schreibt nicht vor, dass Du zu einer digitalen Kassenführung verpflichtet bist. Auch wenn digitale Kassensysteme gerade für Salons im Vergleich zu offenen Ladenkassen zahlreiche Vorteile mit sich bringen, ist die Nutzung einer offenen Ladenkasse weiterhin erlaubt. Wenn Du aber eine digitale Kasse hast, musst Du Dich an die Kassensicherungsverordnung halten.
2. Die Kassensicherungsverordnung und Deine Arbeit:
Die neuen Anforderungen an digitale Aufzeichnungssysteme mögen im ersten Moment nach vielen Änderungen, Umstellungen und Komplikationen klingen. Wir können jedoch entwarnen: Du musst Dir keine Sorgen machen, dass die Arbeit mit Deiner Kasse mit Eintritt der Kassensicherungsverordnung beeinträchtig oder erschwert wird.
3. Die Kassensicherungsverordnung und die Zertifizierung:
Die Kassensicherungsverordnung besagt nicht, dass alle Registrierkassen zertifiziert sein müssen. Die verpflichtende Zertifizierung gilt nur für die TSE.
4. Die Kassensicherungsverordnung und ihr Datum:
Die Kassensicherungsverordnung gilt in Deutschland offiziell ab dem 1. Januar 2020. Zu beachten ist: Bis Ende September 2020 wird nicht beanstandet, sofern die Kasse noch keine TSE hat. Die Belegausgabepflicht gilt jedoch uneingeschränkt ab dem 1. Januar 2020.
5. Die Kassensicherungsverordnung und die Unveränderbarkeit von Daten:
Die TSE und ihre strenge Speicherung von Daten bedeuten nicht, dass Du nach einer fehlerhaften Buchung keinerlei Änderungen mehr machen kannst, die direkt als Manipulationsversuch gewertet werden. Fehler können immer mal passieren, das weiß auch das Finanzamt. Wichtig ist jedoch: Wenn Du eine Änderung vornimmst, weil Du Dich beispielsweise vertippt hast, musst Du diese unbedingt zeitnah und für das Finanzamt leicht nachvollziehbar vornehmen.
