Die Kassensicherungsgrundverordnung ist nicht nur ein erschreckend langes Wort sondern das letzte, worum sich Salons jetzt Gedanken machen wollen. Daher waren viele Saloninhaber in Deutschland so erleichtert als die Neuigkeit kam, dass die Nichtbeanstandungsfrist (noch so ein Wort), die am 30.9.2020 ablaufen sollte, verlängert wird.
Als Partner von einer immer schneller wachsenden Community von Friseursalons, Kosmetikinstituten, Schönheitssalons, Barbern und Spas in Deutschland haben wir uns genauer mit diesen Fristen beschäftigt und müssen den Optimismus leider relativieren.
In den meisten Fällen gilt diese Frist nicht und noch dazu kommt, dass es eine Bestellfrist gibt, die kaum je erwähnt wird.
Wichtige Fristen zur TSE und KassenSichV
31. August 2020
Derzeit wird viel über die Verlängerung der Nichtbeanstandungsfrist gesprochen, die bis zum 30.9.2020 gelten sollte. Viele Informationen dazu sind allerdings irreführend. Den meisten Anbietern und Kunden scheint nicht bewusst zu sein, dass ganz unabhängig davon, ob die Frist verlängert wird oder nicht, jeder Friseursalon, jedes Kosmetikinstitut, jeder Barbershop und jedes Spa bis zum 31.8.2020 eine TSE bestellt haben muss. Dies muss durch einen bestätigten Bestellschein nachzuweisen sein.
30. September 2020
Zu diesem Datum muss jeder Kassenhersteller, der eine zertifizierte Lösung bereit hat, diese auch eingerichtet und freigeschaltet haben. Mögliche Verzögerungen gelten hier nicht. Wer also die Möglichkeit hat, ab dem 30.9.2020 KassenSichV-konform zu sein, muss diese auch wahrnehmen.
März 2021
Die Verlängerung der Nichtbeanstandungsfrist von der derzeit viel gesprochen wird, ist in allen Bundesländern unterschiedlich und an verschiedene Bedingungen geknüpft. Grundsätzlich gilt, jeder seriöse Kassenanbieter der Haar- und Beauty-Branche sollte seinen Kunden Konformität zum 30. September garantieren können, um seine Kunden nicht unnötigen Risiken auszusetzen. Je nach Bundesland seid ihr eventuell erst später verpflichtet sie zu nutzen. Das sollte mit dem Kassenanbieter abgesprochen werden.
Die 3 Hauptvorteile einer Cloud-TSE
Die meisten Kassenhersteller setzen auf eine Hardware-TSE, die ihr mittels eines USB-Sticks an eure Kasse oder euren Bon-Drucker anschließen könnt. Bis vor kurzem war der Stand, dass es keine zertifizierte, cloudbasierte Online-TSE-Lösung geben würde. Das macht natürlich für cloudbasierte Softwarehersteller – und auch Softwarenutzer! – wenig Sinn. Das hat sich zum Glück vor einigen Tagen geändert und es gibt jetzt endlich auch offizielle Standardvorgaben vom Bundesamt für für Sicherheit und Informationstechnologie (BSI), das für die technische Umsetzung der Kassensicherungsverordnung verantwortlich ist.
Der Hauptgrund sich für eine cloudbasierte Salonsoftware zu entscheiden liegt natürlich mit daran, dass ehrgeizige und moderne Salons sich nicht von Hardware einschränken lassen wollen, die erneuert und gewartet werden muss. Außerdem stipulieren die Vorgaben der KassensichV, dass TSE-Lösungen nah an der Kassen angebracht werden müssen. Im Falle einer Hardware-TSE bedeutet das räumliche Nähe.
1. Mobilität und Flexibilität
Unserer Erfahrung nach sind Friseure, Kosmetiker, Barber und Spa-Inhaber, die sich für eine cloudbasierte Softwarelösung entscheiden, daran interessiert mobil, flexibel und modern zu arbeiten. Ihr digitalisiert euren Salon mehr und mehr, Kunden buchen Termine Online, ihr macht eure Inventur mobil und kassiert mit eurer Mitarbeiter App oder einem iPad? Dieser moderne und smarte Kassiervorgang, der gerade in Corona-Zeiten Sinn macht, weil er Berührungspunkte verringert, ist mit einer Hardware TSE kaum möglich.
Jede Kasse muss im Zweifel ihre eigene TSE ansteuern. Habt ihr im Salon beispielsweise 2 Kassen, müsst ihr auch zwei TSEs installieren – zumindest bei einer Hardware-TSE.
Du nutzt eine iPad-Kasse? Es gibt zum bisherigen Stand kein Hardware TSE, die sich mit einem iPad verbinden kann. Erkundigt euch lieber jetzt bei eurem Kassenanbieter, damit ihr nicht vor einer bösen Überraschung steht!
2. Keine Investition in Hardware
Hardware-Lösungen kommen immer mit einer gewissen Investition. Selbstverständlich ist auch eine Cloud-Lösung nicht umsonst und auch nicht unbedingt günstiger. Es sei denn euer Salon hat mehr als eine Kasse und ihr müsst für jedes Gerät eigene Hardware kaufen. Man sollte auch nicht vergessen, dass zertifiziert Hardware-TSEs ein Verfallsdatum haben. Je nach Modell muss eine Hardware-TSE alle 30 oder 60 Monate durch ein neues Modell ersetzt werden.. Eine Hardware upzudaten ist sehr viel aufwendiger als bei eine Software. Plant also jetzt schon das Budget dafür ein, in einigen Jahren neue TSE-Hardware zu besorgen. Außerdem passt nicht jede Kassenhardware oder jeder Bondrucker zu jeder TSE. Informiert euch also ausführlich im Voraus bei eurem Anbieter.
Hinweis: Es gibt bisher keine zertifizierte Hardware-TSE, die sich vernünftig mit Mac-Geräten verbinden lässt. Bei einem iPad ist die Anbindung völlig unmöglich. Bevor ihr euch also entscheidet, informiert euch auch gezielt danach! Nicht, dass ihr im letzten Moment noch neue Computer kaufen müsst
3. Sichere Speicherung und Verwahrung meiner Daten
Phorest wird eine cloudbasierte TSE Lösung auch in Kombination mit einem revisionssicheren Online Archiv anbieten. Was bedeutet das? Alle relevanten Kassendaten werden von der TSE mit einer Signature versehen und gespeichert. Diese Daten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden und abrufbar sein. Eine Hardware TSE speichert diese Daten zunächst lokal. Auch das Basispaket eine Online-TSE speichert die Daten auf dem eigenen Rechner und übergibt sie damit deiner Verantwortung. Jetzt wissen wir alle, aus schmerzhafter Erfahrung, dass Hardware nicht immer zuverlässig ist. Wir erinnern uns an den blauen Bildschirm des Todes bei Windows – was sich witzig anhört, ist aber schwarzer Humor und beruht auf schmerzhaften und kostspieligen Erinnerungen. Wie das eine mal, dass wir Kaffee über unseren Laptop geschüttet haben. Unfälle passieren, Hardware gibt auf. Wie das Finanzamt solche Fälle bei einer Prüfung behandeln wird, ist bisher nicht absehbar, aber wie auch schon bei der DSGVO oder GoBD wird empfohlen die Daten so sicher wie möglich aufzubewahren. Bei einer Cloud-TSE ist das leicht anzubieten und wird vom gleichen Anbieter verwaltet. Alle Daten, die von der TSE erfasst werden, werden direkt in ein revisionssicheres Online-Archiv verwaltet und gespeichert. Für diese Sicherheit der Daten ist von da ab der Anbieter verantwortlich. Sollte hier ein Fehler passieren oder ein Unglück geschehen, kann kein Finanzamt das als Manipulationsversuch werten. Hierbei entstehen zwar weitere Kosten, aber dafür habt ihr Ruhe und die Gewissheit, dass eure Daten sicher sind.
So löst Phorest die KassenSichV 2020
Wie ihr es euch schon denken könnt, haben wir bei Phorest uns für eine cloudbasierte TSE-Lösung entschieden und einen erfahrenen Partner gefunden, der das geschickt umsetzt. Phorest wird ein kostenloses Update installieren, um eine zertifizierte, cloudbasierte TSE-Lösung anzusteuern – ganz ohne Hardware, teures Update oder zeitaufwendige Installation. Das Kassensystem der Phorest Salonsoftware sendet so sämtliche relevanten Daten, wie Zahlungen, Stornierungen, Rechnungen, etc., direkt an diese Online-TSE. Dort werden sie mit Daten zu Zeit und Datum sowie einer Seriennummer ergänzt und mit einem digitalen Schlüssel signiert.
Zu kompliziert? Kein Problem. Ruft uns einfach an oder schickt uns eine E-Mail. Wir beraten Euch gerne dazu.
Du hast bereits in eine TSE investiert oder ein teures Update gekauft, aber bist trotzdem unglücklich mit deinem Anbieter?
Lass dich davon nicht gegen deinen Willen festhalten – wir helfen dir da raus!
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Das funktioniert so. Wir erlassen dir unsere Einrichtungsgebühr im Wert von 399,-€ und packen dir 12 Monate TSE Nutzung im Wert von 198,-€ kostenlos oben drauf!
So bist du rechtlich 100% sicher und kannst entspannt die anderen innovativen und großartigen Funktionen unserer Software zu deinen Vorteil nutzen.***
**Bei Vertragsabschluss bis 31.12.2020
***Mindestlaufzeit 24 Monate
Vielen Dank für’s Lesen.
